Глава 1. Общие положения
Упростить рутинную работу по составлению должностной инструкции, могут типовые Штатное расписание – документ, который определяет состав численности организации в соответствии с ее Уставом ( Положением).
При смене ответственного должностного лица документы и дела, а структура и штатное расписание;. • положения о структурных. Положение (правила, инструкция, устав) печатается на общем бланке.
Наличие должностной инструкции, в первую очередь, выгодно нанимателю. Поэтому при наличии или введении в штатное расписание должности для нее в Поэтому зачастую в него включаются только основные положения.
В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или. Положение (правила, инструкция, устав) печатается на общем бланке организации.. с утвержденной структурой организации ( штатное расписание).
Утверждаю Ректор АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» д.э.н., профессор ______________ С.А. Святов «___»_________ 2012 года Правила документирования и управления документацией в АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» Глава 1. Общие положения 1. Правила документирования и управления документацией в АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» (далее - Общества) разработаны в соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» и Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и не государственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан № 1570 от 21 декабря 2011 года. 2. Правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности и порядок организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях, управления документацией в Обществе и распространяются на организационно-распорядительную документацию. 3. Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями Общества порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями. 4. Общества разрабатывает и утверждает по согласованию данные правила с РГУ «Центральный государственный архив» Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан. 5. Введение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Обществе осуществляются Отдел организации делопроизводства (далее Отдел). Ответственность за состояние документирования и управления документацией в структурных подразделениях возлагается на их руководителей, которые: 2 - обеспечивают своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов вышестоящих структурных подразделений Общества; обеспечивают сохранность сформировавшихся в текущем делопроизводстве документальных материалов до момента сдачи их в архив. 6. При смене ответственного должностного лица документы и дела, а также регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) к ним передаются вновь назначенному ответственному должностному лицу по акту приемапередачи. 7. Настоящие Правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты, со служебной информацией с пометкой «ДСП» и сведения ограниченного распространения. 2. Документация общества 8. В целях определения правил составления, оформления различных документов, способов, форм и методов работы с ними, проводится их классификация и унификация, которые повышают оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем делопроизводстве и снижают объем документооборота. Классификация документов проводится: 1. по видам (приказы, протоколы, письма, акты, представления, заявления, докладные записки, договоры и другие документы); по форме (индивидуальные, типовые); по содержанию (простые, сложные); по происхождению (официальные, личные); по месту составления (внешние, внутренние); по срокам хранения (постоянного, временного); по степени ограничения доступа (особой важности, с пометкой "Для служебного пользования"). 9. Унификация документов заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 10. В целях решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия и регулирование деятельности в Обществе создаются следующие документы: 1) Организационно-правовые: 1.Учредительные и правоустанавливающие документы: • учредительный договор и устав; 2. Организационные документы: • структура и штатное расписание; • положения о структурных подразделениях; 3 • должностные инструкции работников; • другие документы внутреннего обращения (инструкции, методические рекомендации и т.п.). Перечисленные документы относятся к документам длительного пользования и применяются до тех пор, пока не будут утверждены новые, заменяющие их документы. 2) Распорядительные: Приказ - официальное указание Ректора, подлежащее неукоснительному исполнению лицами, которым данное указание адресовано. Распоряжение – документ, издаваемый Ректором, проректором, директором ЦДО, директором МБШ и деканами факультетов в пределах своей компетенции по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности, содержащий обязанности, действия и сроки их исполнения подотчетными лицами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения могут быть общего, длительного действия, а могут иметь разовые последствия для конкретного случая. Распоряжение может быть передано работникам, на которых оно распространяется как на бумажном носителе, так и посредством электронной почты. 3) Документы по договорной работе • финансово-хозяйственные договоры (контракты) и переписка по ним с деловыми партнерами; • исковые заявления в судебные органы и их решения, а также переписка по их исполнению; • нормативные правовые акты, относящиеся к договорной работе. Порядок подготовки, согласования и заключения финансовохозяйственных договоров Общества регулируется Положением «О порядке заключения договоров Акционерным обществом «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова». 4) Справочно-информационные - докладные и объяснительные записки, письма, списки, справки, акты и другие. 5) Документы по планированию финансово - хозяйственной деятельности • планы работы на календарные сроки (месяц, квартал, год) и справки об их выполнении; • финансовая и отчетная документация управления финансового учета. 6) Кадровые документы • трудовые договоры с работниками; 4 коллективный договор; личные дела (личные карточки) работников; приказы по штатным вопросам и личному составу; трудовые книжки работников; материалы рассмотрения трудовых споров, жалоб (заявлений) работников, а также расследования фактов нарушения трудовой дисциплины и несчастных случаев. 7) Документы управленческой деятельности • протоколы Правления, Совета директоров и Общего собрания акционеров; • протоколы заседаний других органов Общества (Ученый совет, Ректорат); • нормативные правовые акты государственных органов по вопросам, относящимся к деятельности Общества. 3. Порядок документирование Правила подготовки и оформления документов 11. Подготовка нормативных правовых и правовых актов Общества осуществляется в соответствии с Законом Республики Казахстан «Об образовании» от 27 июля 2007 года №319-III ЗРК, Трудовым кодексом Республики Казахстан от 15 мая 2007 года №251 и внутренними регламентирующими положениями Общества. 12. Документы составляются на государственном языке, наравне с которым официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки. Документ на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами. 13. При создании и оформлении документа на бумажном носителе используются реквизиты, располагаемые в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно Приложению 1 к настоящим правилам документирования. При составлении документов на чистых листах бумаги необходимо указывать: 1) официальное наименование Общества; 2) наименование вида документа; 3) дату документа; 4) регистрационный номер документа; 5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи; • • • • • 5 6) оттиск печати. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 Ч 297 мм), А5 (148 Ч 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 10 мм - верхнее; 10 мм - нижнее. В Университете применяются следующие бланки документов: 1) бланк письма согласно Приложению 2 к настоящим правилам документирования; 2) бланк конкретного вида документа согласно Приложению 3 к настоящим правилам документирования; 3) общий бланк согласно Приложению 4 к настоящим правилам документирования. Общий бланк применяется в случаях, когда типографское изготовление бланков конкретного вида документа нецелесообразно. Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся компьютером непосредственно при составлении документа. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения Ректора/проректоров не могут передаваться другим организациям или иным лицам. При оформлении документа, разработанного двумя и более организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк не используется. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более разными организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций. Совместный документ подлежит заверению печатями организаций. Требования к оформлению реквизитов документа 14. Логотип (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами Общества. 15. Официальное наименование Общества включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно-правовую форму (Акционерное общество «Казахский экономический университет имени Т.Рыскулова»). Сокращенное наименование организации АО «КазЭУ имени Т. Рыскулова» (Далее - Общество). 6 16. В справочных данных об Обществе указываются: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Пример: 050035 г. Алматы, ул. Жандосова, 55 тел.: 377-11-19, 377-12-55 факс: 377-12-56 http://www/kazeu.kz, email: kazeu@kazeu.kz 17. Наименование вида документа, издаваемого Обществом, регламентируется учредительными документами организации. 18. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, справки и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другие). Для утверждаемого документа (положение, регламент, правила и др.) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, документах, содержащих сведения финансового характера, определяющих законные права и интересы граждан, при ссылке на нормативные правовые акты, а также при оформлении последних, например, «01 сентября 2012 года». 19. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа в регистрационной учетной форме. Остальные реквизиты (индекс дела по номенклатуре дел организации, собственный корреспондентский номер) проставляются по усмотрению. 20. В ссылке на номер и дату входящего документа указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ. 21. Место составления или издания документа указывается на всех видах документов, кроме письма. На внутренних документах место составления или издания документа можно не указывать. 7 22. Гриф ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу первого листа с указанием номера экземпляра. 23. Адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, должностному лицу, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя почтовый адрес, а затем индекс. При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только фамилии и инициалов должностного лица. Если документ адресуется однородным организациям, их адресаты указываются обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа. В случае направления документа не постоянным адресатам, в состав реквизита «Адресат» включается почтовый адрес, который оформляется исполнителем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, в соответствии с Правилами предоставления услуг почтовой связи, утвержденными приказом председателя Агентства Республики Казахстан по информатизации и связи от 01 июля 2005 года №210-П (государственный регистрационный №3783 от 11 августа 2005 года). 24. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «Утверждаю» (оформляется строчными буквами, без применения кавычек), наименования должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований организаций. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «Утвержден (а, о, ы)», вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера. 25. Резолюция. В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись 8 и дата. В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не установлено в самой резолюции. Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с указанием входящего регистрационного номера и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа), а также других элементов реквизита, предусмотренных настоящим пунктом. 26. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), «чего?» («кого?»). Заголовок к тексту документа менее 10 строк, а также к документу, выполненному на бланке формата А5, не составляется. 27. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами «Бақылау», «Контроль», «Бақылауға алынды», «Взято на контроль», литером «Б», «К» и проставляется в верхней половине левого поля первого листа документа возле заголовка. 28. Текст документа оформляется в виде анкеты, диаграммы, таблицы, связного текста или соединения этих форм. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Форма диаграммы применяется при изложении цифровой или словесной информации. Диаграмма не должна делиться, переходить на другую страницу. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строк. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронуме- 9 рованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. В некоторых случаях в первой части указываются просьбы, предложения, во второй - приводятся обоснования, аргументы. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, просьб, его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст документа печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Times New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях (оформление таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний и другие) размеры шрифта и межстрочного интервала могут быть иными. При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания. 29. Отметка о наличии приложения к документу. В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения. При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения оговаривается эта особенность, а также указывается общее количество листов в приложениях. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о его наличии указывается какому адресату он направлен. В приложении к распорядительному документу (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение, решение) на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Подпись документа включает: 1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование Университета (если документ оформлен не на бланке); 10 2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия). При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований структурных подразделений. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей. В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии. Документы коллегиальных органов Университета (коллегий, советов и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись), если иное не предусмотрено действующим законодательством Республики Казахстан. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подлежит переоформлению на лицо, исполняющее его обязанности. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Наименования должностей лиц, подписывающих документ, и расшифровку подписей оформляют строчными буквами, полужирным шрифтом. 30. Отметка о согласовании документа. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование) Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, другими заинтересованными должностными лицами, при необходимости - руководителями финансовой и юридической служб Общества. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи (проекты планов, отчеты, письма и другие). Проекты распорядительных документов визируются на первом экземпляре. Допускается визирование распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа. Виза включает в себя подпись визирующего, дату, при необходимости расшифровку подписи (инициал имени, фамилию), наименование должности визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, о чем в проекте документа делается соответствующая отметка. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. 11 31. Настоящие Правила определяют понятие и юридическую силу первой и второй подписи и визы руководителей структурных подразделений Общества, перечень актов, подлежащих подписанию (вторая подпись) и визированию руководителями структурных подразделений, а так же устанавливают порядок подписания (вторая подпись) и визирования документов. 32. Подпись Ректора, проректоров означает полное согласие с содержанием и формой Документа. Вторая подпись подтверждает наличие у исполнителя полномочий по созданию Документа, отсутствие в нем противоречий действующему законодательству, соблюдение требований юридической техники при его подготовке. Виза юрисконсульта означает отсутствие в визируемом документе противоречий действующему законодательству Республики Казахстан. 33. Правом подписи (вторая подпись) и визирования проектов Документов в соответствии с настоящими Правилами обладают: Ректор (первая подпись); Проректоры (вторая подпись в пределах своей компетенции); начальники структурных подразделений (вторая подпись) юрисконсульт (визирование документов). 34. На период отсутствия Ректора (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) его право первой подписи и визирования переходит к его первому заместителю, а при его отсутствии – к назначенному приказом сотруднику. 35. Документы, указанные в пунктах 36 и 37 настоящих Правил, вступают в силу только в случае их подписания и утверждения уполномоченным органом управления Общества в соответствии с требованиями действующего законодательства об акционерных обществах и Устава Общества. Перечень документов, подписываемых Ректором 36. Ректор подписывает: нормативные правовые акты Общества; положения, определяющие задачи, функции и права структурных подразделений Общества; правила, содержащие комплексное решение о порядке и условиях осуществления определенного вида деятельности Общества; документы, содержащие решение о процедуре осуществления каких-либо конкретных действий и рассчитанных на неоднократное применение; письменные запросы, направляющиеся в вышестоящий уполномоченный государственный орган и касающиеся порядка применения нормативных правовых актов Республики Казахстан; гражданско-правовые договоры, на сумму, определенную в соответствии с Уставом Общества, а именно: 12 менее десяти процентов размера собственного капитала Общества после согласования с Правлением; менее пятнадцати процентов от общего размера стоимости активов Общества после согласования с Правлением; от пятнадцати до двадцати пяти процентов от общего размера стоимости активов Общества после согласования с Советом директоров документы по списанию основных средств на сумму, составляющую: менее пяти процентов размера уставного капитала после согласования с Правлением; от пяти до десяти процентов размера уставного капитала после согласования с Советом директоров; финансовые документы (счета-фактуры, платежные поручения, и т.д.); документы по претензионной исковой работе и судебным разбирательствам (уведомления, доверенности, исковые заявления, претензии, запросы и т.д.); акты работодателя в соответствии с действующим трудовым законодательством Республики Казахстан; договоры, заключаемые с сотрудниками Общества во исполнение требования действующего трудового законодательства Республики Казахстан; 37. Проректоры подписывают документы, подготовленные курирующими ими структурными подразделениями, в пределах своей компетенции и на основании выданной доверенности, за исключением документов, определенных пунктом 8. 38. Юрисконсульт визирует: приказы об увольнении сотрудников Общества по инициативе Работодателя, кроме приказов об увольнении по собственному желанию; приказы о наложении дисциплинарных взысканий на сотрудников Общества; приказы о переводе сотрудника на другую должность в Обществе, или в другую местность по инициативе Работодателя; нормативные акты, содержащие решения по текущим вопросам деятельности Общества; договоры, связанные с хозяйственной деятельностью Общества; документы, принимаемые по результатам проведения служебного расследования. 13 Порядок подписания и визирования документов юрисконсультом Общества 39. Процедура визирования документов, регулирующих хозяйственную деятельность Общества (хозяйственные договоры, соглашения и дополнительные соглашения к ним), осуществляется юрисконсультом путем проставления штампа и визы. Непосредственно перед передачей указанных документов на подпись Ректору или проректорам в штампе проставляется виза разработчика документа и руководителей заинтересованных структурных подразделений. 40. Проекты документов, указанных в п.38 представляются на подпись и визирование юрисконсульту с приложением всех нормативных и иных правовых актов, а также поручений вышестоящих органов, на основании и во исполнение которых издается акт. Срок рассмотрения юрисконсультом представленного ему на подпись или на визу документа не может превышать трех рабочих дней, не считая дня передачи. В случае представления на визу распоряжения, содержащего решение по оперативным вопросам деятельности Общества, а также в иных конкретных случаях, определяемых Ректором или проректорами, срок рассмотрения составляет один день. При необходимости получения отсутствующих нормативных и иных документов, без которых юрисконсульт не может осуществить правовую экспертизу документа, срок рассмотрения отсчитывается со дня получения таких документов. В случае необходимости проведения многостороннего правового анализа представленного на подпись или на визу документа, его рассмотрение может быть продлено вышестоящим руководителем по мотивированному представлению юрисконсульта на срок до семи дней. 41. При выявлении несоответствий представленного проекта документа действующему законодательству юрисконсульт вносит соответствующие поправки к проекту и возвращает его для доработки разработчику документа. Замечания, предложения и иные поправки к проекту документа излагаются в устной форме или в письменной форме на отдельном листе. 42. В случае согласия курирующего руководителя с заключением юрисконсульта разработчик документа обязан внести в проект соответствующие изменения. В случае несогласия с позицией юрисконсульта, он обращается к руководителю, курирующему юридические вопросы с просьбой дать юридическое заключение по существу спорных вопросов. При этом к проекту документа прилагаются заключения юрисконсульта и разработчика документа. 14 Если заключение руководителя, курирующего юридические вопросы, совпадает с позицией юрисконсульта, то доработка проекта документа с учетом замечаний юрисконсульта является обязательной, после чего документ вновь представляется ему на подпись или на визу в порядке, установленном пунктами 39 - 41 настоящего раздела Правил. В случае, если в заключении руководителя, курирующего юридические вопросы, будет поддержана позиция разработчика документа, юрисконсульт обязан завизировать проект такого документа. 43. Подпись юрисконсульта располагается ниже подписи Ректора, проректоров или лиц, их замещающих на том же листе. 44. При подготовке проекта документа, не упомянутого в настоящих Правилах, вопрос его подписания или визирования согласуется с юрисконсультом с учетом требований настоящих Правил. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который располагается в левом нижнем углу последнего листа документа, состоит из слова «Согласовано», оформляемого строчными буквами, без применения кавычек, а также наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи и ее расшифровки, даты согласования. При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются в алфавитном порядке. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей. Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указываются вид документа в творительном падеже, наименование Общества в родительном падеже, дата и номер документа. Внешнее согласование документа с несколькими организациями может быть оформлено листом согласования согласно Приложению 5 к настоящим правилам документирования. В этом случае на документе после подписи делается отметка «Лист согласования прилагается». 45. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи. 46. Отметка о заверении копии документа. Для заверения соответствия документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Копия верна» (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись и ее расшифровка, оттиск печати организации, дата заверения. 47. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово «Исп.», фамилию, инициалы имени и отчества исполнителя документа, но- 15 мер его телефона и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 48. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующую об исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении), слово «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ и подпись исполнителя. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа или на его оборотной стороне. 49. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла, код оператора, дату и другие поисковые данные, проставляемые на нижнем поле каждого листа документа. 50. Отметка о поступлении документа в Общество проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и содержит порядковый номер входящего документа и дату поступления. Особенности подготовки и оформления приказа, распоряжения 51. Приказами и распоряжениями оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Общества. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Отдел по работе с персоналом на основании соответствующих документов (трудовые договоры, заявления, докладные (служебные) записки, представления и другие). Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам и приложения к ним визируются исполнителем и юрисконсультом. После его утверждения и регистрации отделом по работе с персоналом осуществляется процедура ознакомления лиц, в отношении которых изданы приказы. Оригиналы приказов по кадровым вопросам регистрируются и находятся на хранении в Отделе по работе с персоналом. Проекты приказов (распоряжений) по остальным вопросам и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также юрисконсультом, проректорами в соответствии с распределением обязанностей 16 Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно и регистрируются в соответствующих журналах Оригиналы приказов по остальным вопросам хранятся в Отделе организации делопроизводства. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяются печатью в Отделе организации делопроизводства и направляются адресатам по внутренней электронной почте Kazeu-Elex (при необходимости под роспись) в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», пишется прописными буквами, полужирным шрифтом и не допускается его перенос на другую строку. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты и абзацы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Перед абзацами дефис или иные знаки не ставятся Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Реквизит «отметка о наличии приложения к документу» после текста приказа самостоятельно не оформляется. Обеспечение качественной, грамотной подготовки приказов, их обязательное согласование с юрисконсультом, а также ответственность за несвоевременное уведомление об издании приказа возлагается на инициирующее структурное подразделение (исполнителя). 17 Особенности подготовки и оформления положения, правил, инструкции, устава 52. Положения (правила, инструкция, устав) утверждаются Ректором, Правлением и Советом директоров путем оформления грифа утверждения или издания распорядительного документа об их утверждении. В распорядительных документах устанавливается срок введения в действие положения (правил, инструкции, устава), перечисляются организационные мероприятия, необходимые для его введения Положение (правила, инструкция, устав) печатается на общем бланке организации. Если положения (правила, инструкция, устав) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция, устав) печатается на листе бумаги формата А4. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции, устава) отвечает на вопрос «о чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кого?» (Должностная инструкция главного специалиста). Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Констатирующей частью текста положения (правил, инструкции, устава) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основные цели, сфера распространения, ответственность за его нарушение. Основной текст положения (правил, инструкции, устава) может делиться на главы, разделы, подразделы, параграфы, пункты, подпункты и абзацы. Главы, разделы, подразделы и параграфы должны иметь названия, выделяемые полужирным шрифтом. Нумерация глав, разделов, подразделов, параграфов пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Нумерация глав, разделов и пунктов является сквозной. Нумерация подпунктов является самостоятельной для каждого пункта. Самостоятельной является также нумерация параграфов в каждой главе и нумерация подразделов в каждом разделе Внутри подпунктов могут быть части текста, выделяемые абзацами. Абзацем считается часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с заглавной буквы. Не допускается обозначение абзацев дефисами или иными знаками. Особенности подготовки и оформления протокола 18 53. Протокол печатается на общем бланке, на основании записей, произведенных во время совещания (заседания) собрания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов в соответствии со структурой текста протокола согласно Приложению 6 для коллегиального органа, Приложению 7 для структурных подразделений) к настоящим правилам документирования. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части после заголовка протокола указываются: фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и секретаря заседания (собрания), список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 10 человек. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствовавшие члены коллегиального органа перечисляются персонально по фамилиям в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности и названия организации. Вводная часть заканчивается повесткой дня с перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О», «Об», которое печатается от границы левого поля. В отдельных случаях повестка дня может прилагаться к протоколу, а в самом протоколе перед текстом делается запись: «Повестка дня прилагается». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые пишутся прописными буквами. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Принятое решение печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части повестка дня не указывается. Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога «О», «Об», печатается центровано (начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения) и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение. 19 В заголовок протокола входит указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания сотрудников, заседания совета и другое). Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы собраний, заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Копии протоколов или принятые решения в виде выписок из протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов и выписок из них заверяются печатью организации. Протоколы заседаний Общего собрания акционеров, Совета директоров оформляются в соответствии с требованиями действующего законодательства Республики Казахстан об акционерных обществах. Особенности подготовки и оформления акта 54. Акт оформляется на основе общего бланка в соответствии с образцом акта согласно Приложению 8 к настоящим правилам документирования. Текст акта состоит из трех частей: введение, констатирующая часть, выводы Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются составители и, в случае необходимости, присутствующие при этом лица. В констатирующей части акта излагаются: существо и характер проведенной работы, установленные факты, приводятся соответствующие данные В выводах дается заключение, указание мероприятий, которые необходимо выполнить. В конце текста перед подписями помещаются сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Акт подписывается председателем и членами комиссии. При оформлении подписей должности подписывающих не указываются. Особенности подготовки и оформления справки 20 55. Справкой оформляется описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки, направляемые за пределы организации, составляются на общем бланке в соответствии с образцом справки согласно Приложению 9 к настоящим правилам документирования. Внутренняя справка может быть оформлена на чистых листах формата А5. Текст справки может состоять из нескольких разделов, содержать таблицы, пояснения, ссылки, иметь приложения. Тексты справок, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы, должности, заработной платы и другие должны начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения в соответствии с образцом справки согласно Приложению 10 к настоящим правилам документирования. В конце текста или в правом верхнем углу указывается организация, куда представляется справка В тексте такой справки не должны использоваться обороты: «настоящая справка», «действительно проживает (учится, работает)». В случае если справка подписывается исполнителем, то реквизит «отметка об исполнителе» не указывается. Особенности подготовки и оформления письма 56. Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии (рекламации), задания, сообщения, напоминания, ответы, просьбы, отзывы, предложения (оферта), замечания, извещения, приглашения, подтверждения и другие. Письма общества готовятся на бланке: • как ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций; • как ответы на запросы различных организаций, и частных лиц; • как инициативные письма; • как сопроводительные письма к различным документам. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями организаций или структурных подразделений Текст письма, как правило, имеет одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания и другие Если текст письма состоит из двух частей: констатирующей и заключительной, в первой части излагается причина, основание или обоснование со- 21 ставления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения. Обратные конструкции текста (заключение – констатация) возможны обычно в письмах-отказах. В письмах используют следующие формы изложения: • от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем Вам»); • от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»); • от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»). 4. Порядок управления документацией Общие требования к организации документооборота 57. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образует документооборот. Общие требования к организации документооборота заключаются в разработке единой технологической схемы движения документов и операций с ними, регламентации функций работников по работе с документами, обеспечении контроля за их исполнением, регулярном анализе объемов документооборота. 58. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих, внутренних документов и их копий за месяц, квартал, год. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные копии документов подсчитываются отдельно. 59. Организация должна принимать меры к сокращению объема документооборота, которому способствует: • четко отлаженный порядок прохождения документов и организация контроля их исполнения; • своевременное и качественное исполнение документов, исключающее возникновение дополнительных запросов по содержанию документа; • снижение количества внутренних документов, создание которых не продиктовано деловой необходимостью; • определение оптимального количества копий документов. Порядок обработки входящих документов 22 60. Документы, поступающие в Общество на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. 61. Прием, первичная обработка документов и предварительное рассмотрение осуществляется централизованно Отделом организации делопроизводства. 62. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в организацию и подготовке документов к передаче по назначению. Конверты с документами вскрываются сотрудниками Отдела, проверяется правильность доставки по назначению, целостность упаковки документов. Если обнаруживается некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле его последнего листа, а также в регистрационной учетной форме проставляются соответствующие отметки и составляется акт произвольной формы в трех экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй – остается в Отделе, третий – передается исполнителю документа. Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, а также при поступлении личных документов. Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия передаются по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение. На полученных документах (регистрируемых и нерегистрируемых) проставляется регистрационный штамп Обществаа с указанием даты поступления. 63. Главная цель предварительного рассмотрения поступивших документов – распределение их на требующие обязательного рассмотрения руководством Университета и не требующие этого. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. 64. Обязательному рассмотрению руководством подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных государственных органов, вышестоящей организации, обращения физических и юридических лиц. 65. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, авторства, сложности и новизны поставленных во- 23 просов на основании установленного в организации распределения обязанностей. 66. При предварительном рассмотрении документов производится сортировка их на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов разрабатывается на основе Примерного перечня документов, не подлежащих регистрации в Отделе согласно Приложению 11 настоящих правил документирования и утверждается Ректором. Нерегистрируемые документы передаются в соответствующие структурные подразделения организации. 67. Регистрируемые документы после их регистрации в регистрационной учетной форме передаются на рассмотрение Ректору/проректорам, структурному подразделению (должностному лицу) в день их поступления. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа Ректором/проректорами. 68. Документы, рассмотренные Ректором/проректорами, возвращаются в Отдел, где в регистрационную учетную форму вносятся содержания резолюций, а документы передаются исполнителям под роспись. Документ, исполнение которого возложено на несколько структурных подразделений, передается им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник хранится в Отделе. 69. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другие), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. Порядок обработки исходящих документов 70. Документы для отправки передаются полностью оформленными и зарегистрированными. Отдел организации делопроизводства обязан проверить правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. 71. Подписанные документы регистрируются и отправляются адресату (адресатам) в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня на основании подготовленного Реестра на отправку почтовых корреспонденций, телеграммы и телефаксы – незамедлительно. 24 72. Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, то в правом верхнем углу первого листа документа на свободном от текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате, такую же пометку делают в регистрационной учетной форме (форме электронных данных в автоматизированной информационной системе). Порядок прохождения внутренних документов 73. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, на этапе исполнения – входящих документов. 74. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется должностными лицами, ответственными за документирование и управление документацией в структурных подразделениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной учетной форме. 75. Оригиналы исполненных внутренних документов передаются в те структурные подразделения, которые производят формирование соответствующих дел согласно номенклатуре дел организации. 76. Размноженные экземпляры подписанных руководителем и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Порядок регистрации документов 77. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, и использования в информационно-справочных целях. 78. Регистрация документов, как правило, осуществляется централизовано Отделом организации делопроизводства. Документы, поступающие в адрес структурных подразделений организаций, переписка за подписью руководства структурного подразделения регистрируется секретарями - ресепшн. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам связи, регистрируются в Отделе. 79. Документы регистрируются в Обществе один раз: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания (утверждения). При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется. 25 Отдельно регистрируются служебная переписка, обращения граждан. 80. Приказы и распоряжения ректора/проректоров регистрируются в Отделе после предоставления копии приказа (с подлинника не копировать) исполнителем (приказы по личному составу работников и по предоставлению отпусков и командировании работников регистрируются в отделе кадров) затем сканируются и рассылаются исполнителям по внутренней электронной почте КазЭУ-Elex,. 81. В организации применяются контрольные формы (далее - РКФ): следующие регистрационно- • журнальная согласно Приложениям 12, 13 настоящих правил документирования; • в автоматизированной информационной системе – электронная регистрационная контрольная карточка (далее - ЭРКК). 82. Устанавливается следующий состав сведений о документе, подлежащих обязательной регистрации: • наименование организации (автора или корреспондента); • наименование вида документа; • дата и регистрационный номер поступившего документа; • заголовок к тексту (краткое содержание документа); • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); • срок исполнения документа; • подпись исполнителя о получении документа; • отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав обязательных сведений в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими сведениями (наличие приложений, количество листов, перемещение документа внутри университета, перенос сроков исполнения и другие). Контроль исполнения документов 83. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов согласно Приложениям 14 и 16 настоящих Правил документирования. 84. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в том числе документы прошлых лет, которые в силу различных причин не были исполнены и их исполнение перенесено на текущий год. В этих случаях перерегистрация документов не проводится, а в регист- 26 рационно-контрольной форме (РКФ) указываются вновь установленные сроки. 85. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений или должностные лица. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется Отделом организации делопроизводства. При организации контроля исполнения используются РКК (ЭРКК), журналы регистрации. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. При незначительных объемах контролируемых документов, контроль осуществляется путем нанесения необходимых отметок в журналах регистрации. 86. Документ снимается с контроля руководителем, поставившим его на контроль, или по его поручению – Отдела. Работа с обращениями физических и юридических лиц 87. Делопроизводство по обращениям физических и юридических лиц в соответствии с Законом Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» от 12 января 2007 года № 221 ведется отдельно от общего делопроизводства. 88. Обращения лиц (предложения, заявления, жалобы, отклики и запросы) учитываются централизованно и регистрируются в РКФ в день их поступления в Общество. 89. Письменные и устные обращения, полученные должностными лицами во время личного приема лиц также, подлежат централизованной регистрации. 90. Регистрационный номер обращения физического лица состоит из буквенного индекса «ФЛ», начальной буквы фамилии автора и порядкового номера в РКФ. 91. Регистрационный номер обращения юридического лица состоит из буквенного индекса «ЮЛ», начальной буквы фамилии должностного лица, подписавшего обращение и порядкового номера в РКФ. 92. Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса «АНМ» и порядкового номера в РКФ. 93. При поступлении повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный номер, а в РКФ указывается номер первого документа. В верхнем правом углу первого листа повторного обращения и в РКФ проставляется пометка «Повторно». Повторным считается обращение, по- 27 ступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу не менее двух раз, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, сообщается о несвоевременном рассмотрении ранее направленного обращения, если со времени его поступления истек установленный срок рассмотрения, но ответ заявителем не получен, указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения. 94. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения Ректору/проректорам, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую черту (дробь). 95. Обращение, по которому невозможно установить авторство, отсутствует подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя, считается анонимным обращением и рассмотрению не подлежит. Исключение составляют случаи, когда в подобных обращениях содержатся сведения о готовящихся или совершенных преступлениях либо об угрозе государственной или общественной безопасности. Должностное лицо, в функциональные обязанности которого входит работа с обращениями физических и юридических лиц, должно немедленно перенаправить данное обращение в соответствующий компетентный государственный орган. Не подлежат рассмотрению обращения физических или юридических лиц, в которых не изложена суть вопроса 96. Ответы на обращения даются Ректором/проректорами или руководителем структурного подразделения (должностным лицом) в устной или письменной форме. 97. При устном ответе в регистрационной учетной форме проставляется соответствующая запись. Регистрационный номер письменного ответа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и регистрационного номера обращения. 98. Исполненные обращения с соответствующими документами возвращаются делопроизводителю Отдела для централизованного формирования дел. 99. Обращения физических и юридических лиц формируются в дела по вопросам, направлениям деятельности Общества. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилиям авторов обращений в алфавитном порядке. Учет и хранение печатей, штампов и бланков 100. Печати, штампы и бланки с указанием наименования организации подлежат учету и хранению в сейфах или опечатываемых несгораемых ме- 28 таллических шкафах. Работники, осуществляющие учет и хранение определяются приказом (распоряжением) Ректора по представлению руководителя Отдела организации делопроизводства. 101. Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов ведется в соответствующих регистрационных учетных формах в соответствии с Приложением 16 к настоящим правилам документирования. 102. Передача другому должностному лицу неиспользованной печатнобланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов и регистрационных форм к ним оформляется актом их приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним согласно Приложению 18 к настоящим Правилам документирования. 103. Уничтожение испорченной печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите согласно приложению 19 к настоящим Правилам документирования и проставлением соответствующих отметок в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите. 104. Уничтожение печатей и штампов, подлежащих защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите согласно приложению 20 к настоящим Правилам документирования и проставлением соответствующих отметок в журнале учета и выдачи печатей. 105. При реорганизации или ликвидации организации уничтожение неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов производится с составлением актов согласно приложениям 19, 20, 21 к настоящим Правилам документирования, утверждаемых руководителем организации или председателем ликвидационной комиссии, и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи. Порядок составления номенклатуры дел. Формирование и хранение дел 106. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 29 107. При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников, типовыми, отраслевыми (ведомственными) перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штатным расписанием), планами и отчетами о работе, изучаются виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. 108. Номенклатура дел согласно Приложению 22 к настоящим правилам документирования составляется Отделом организации делопроизводства на основе номенклатур структурных подразделений. 109. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником подразделения, ответственного за делопроизводство, согласовывается Отделом организации делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Отдел. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Отдел организации делопроизводства. 110. Номенклатура дел Общества подписывается руководителем Отдела организации делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией Общества (далее – ЭК), с экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (далее – ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Ректором. Согласовывается номенклатура дел с государственным архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было концептуальных изменений в функциях и структуре Общества. 111. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр утвержденной номенклатуры хранится в государственном архиве, с которым она согласовывалась. 112. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается Ректором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 113. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатное расписание). При этом Отдел организации делопроизводства, которая, как правило, хранит распорядительные документы руководства, располагается в номенклатуре первой. 114. Самостоятельным разделом номенклатуры дел может быть наименование общественной организации. Данный раздел располагается после всех разделов номенклатуры дел организации Оформление номенклатуры дел 30 115. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Общества, в том числе личные дела, описи дел, регистрационные учетные формы, контрольно-справочные, тематические и другие картотеки. Печатные издания в номенклатуру дел не включаются. 116. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Элементы индекса отделяются друг от друга дефисом. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. 117. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Требования к заголовку: • заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела; • не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «исходящая корреспонденция» «входящие документы»), а также вводных слов и сложных оборотов; • заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и другие) или разновидности документов (протоколы, приказы и другие); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела; • в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и другие); • в заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В случае ведения переписки с однородными 31 корреспондентами, в заголовках указывается их общее видовое название; • в заголовках дел, содержащих переписку с более тремя разнородными корреспондентами, их наименования не перечисляются; • при обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: • если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название; • если содержание дела касается одной административнотерриториальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела; • в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты); • заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова «дело»; • если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. 118. Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную правовую документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Проекты распорядительных документов и другие документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий и корреспондентов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если в течение года возникают новые документированные участки 32 работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. 119. Графа 3 заполняется после завершения календарного года. 120. В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на номера пунктов (статей) типового или ведомственного (отраслевого) перечня документов с указанием сроков их хранения, при их отсутствии – на типовую (примерную) номенклатуру дел. 121. В графе 5 Отделом организации делопроизводства указываются наименования перечня документов, типовой (примерной) номенклатуры дел, использованных при определении сроков хранения дел, и делаются отметки о переходящих делах, особо ценных документах и делах, передаче дел в другое структурное подразделение или организацию для их продолжения, в ведомственный архив организации, наличии электронных копий документов, виде и месте хранения их носителей. 122. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Формирование дел 123. Исполненные документы сдаются исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается. 124. Контроль за формированием дел осуществляет Отдел организации делопроизводства. 125. При формировании дел соблюдаются следующие общие требования: • в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; • помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса; • совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках; • группируются в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел; • раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения; 33 • телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел; • в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры; • по объему дело не должно превышать 250 листов; • при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»). 126. Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем – документ с окончательным решением вопроса, далее – иные документы, освещающие ход решения вопроса. 127. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, подшиваются в отдельные дела по их исполнению. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год. 128. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Инструкции, правила, положения, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. 129. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела. 130. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним. 131. Переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года. 132. Документы личных дел работников располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением. 134. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников. 135. Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников. 34 136. Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело. 137. Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление социальных отчислений формируются в одно дело. 138. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления. Оформление дел 139. Дела Университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Отдела организации делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем службы. 140. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела согласно Приложению 23 к настоящим правилам документирования; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела согласно Приложению 24 к настоящим правилам документирования; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 141. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. 142. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации; заголовок дела 35 - переносится из номенклатуры дел; дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. 143. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, в том числе резолюции, составленные на отдельном листе (фишки), кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. 144. Порядок нумерации листов дела: • • • • лист более формата А4, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке; листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно; фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. • • 145. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. 146. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанными в перечнях документов, с указанием сроков хранения. 147. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». 148. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве только после включения этих дел в разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом). 36 149. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 150. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и другие), составляется внутренняя опись документов дела согласно Приложению 24 к настоящим правилам документирования. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. 151. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются. 152. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Оперативное хранение документов 153. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив Общества в течение двух лет хранятся в делах по месту их формирования. 154. Отдел организации делопроизводства, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях. 155. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы. 156. Выдача дел во временное пользование иным организациям производится только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения - под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело вы- 37 дано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. 157. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт об изъятии подлинников. Передача дел в архив Общества 158. Передача дел из структурных подразделений в архив Общества осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел. 159. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно Приложению 25 к настоящим правилам документирования. 160. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью. 161. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. 162. Графа описи «Примечание» используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организации). 163. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй – остается в качестве контрольного в структурном подразделении. 164. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется Отделом организации делопроизводства. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением университета. 165. Прием каждого дела производится заведующим архивом или архивариусом Общества в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом или архивариуса и лица, передавшего дела. 38 166. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, ответственное лицо за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Общества независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Начальник Отдела организации делопроизводства «___» _________ 2012 года Г.Н. Даниярова Согласована протоколом ЭПК РГУ «Центральный государственный архив» Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан от «___»_______ 2012 года № ____ Согласована протоколом ЭК АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» от «__»________ 2012 года № ___
Штатное расписание Штатное расписание – документ, который определяет состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а также общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Право окончательного утверждения штатного расписания предоставлено руководителю. Целесообразно в разрабатываемое штатное расписание закладывать возможное совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это гарантировано дает экономию затрат на содержание рабочих мест. Штатное расписание с учетом инфляции и ротации кадров необходимо корректировать 1 – 2 раза в год, путем индексации окладов и тарифных ставок. Существуют три самых распространенных способа индексации заработной платы сотрудников: В целях сохранения коммерческой тайны (размера заработной платы и перечня должностей) штатное расписание (скачать форму Т – 3) обычно составляется в двух экземплярах для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только соответствующие части штатного расписания, а в отделы кадров – информация по вакантным должностям. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание обязательно должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. При заполнении графы 4 штатного расписания, количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. В графе 5 штатного расписания - "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочего, в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. В графах 6 – 8 штатного расписания – "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При невозможности заполнения организацией граф 5 – 9 штатного расписания в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.) Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.